受託案件では、仕様の確認や素材のお願いなど、クライアントとの確認事項が毎日のように生まれます。メールやExcelのQA表で管理していると、誰がいつ回答したのか、いまどちらが対応する番なのかが分かりにくくなります。HandoffのQA管理は、こうした確認事項を案件の中にまとめて扱うための機能です。
質問をQAとして起票する
プロジェクトのサイドバーから「QA」を開き、「QAを起票」から質問を登録します。カテゴリーと回答期限を決めておくと、一覧での絞り込みや期限の確認に使えます。
ボールで次に動く側を見分ける
QAの状態は「未回答」「回答作成中」「回答済み」「顧客へ質問中」「クローズ」の5つです。状態に応じて、次に動くのが自社か顧客かを「ボール」として表示します。一覧の「自社が回答する」「顧客の回答・確認待ち」「期限超過」のタブで、いま対応すべきQAだけを確認できます。
クライアントと共有する
QAの詳細にある「リンクを共有」から顧客との共有をオンにして、受取人のメールアドレスを登録します。共有の範囲は「閲覧のみ」か「閲覧と回答」、期限は7日・30日・無期限から選べます。まだ参加していないクライアントには、その場で招待を送れます。
クライアントはパスワードを決めずに、メールに届く確認コードで顧客ポータルにログインし、共有されたQAに回答します。社内メモとして書いた内容は、クライアントには表示されません。
期限前のリマインドとExcelへの出力
「顧客へ質問中」のQAは、回答期限の前日にクライアントへ自動でリマインドが届きます。急ぎのときは「いますぐリマインド」も使えます。これまでどおり表で共有したい場合は、表示中の条件のQAを「QA表をExcelで出力」から書き出せます。